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做敢担当的内审经理人 直面供应链存货顽疾

2017-12-28 04:16:59

 

 

 中粮集团中粮酒业 逯晓辉

作为中粮酒业总部内部审计职业经理人,我带领的审计团队共计12人,全部拥有8年以上工作经验,财务、物流、销售经验丰富。其中5人拥有CPA资格,有丰富的外部会计师事务所审计项目经验。更为重要的是,内审经理人一定要有敢于担当的审计职业品质。

一、中粮酒业与中粮酒业内审

中粮酒业是中粮集团直接管理的酒类业务专业化平台,经营范围主要包括葡萄酒、进口酒、白酒和黄酒,拥有“长城葡萄酒”“中粮名庄荟”“内参”“酒鬼”“孔乙己”等多个知名品牌。中粮酒业旗下拥有14家工厂(含2家海外酒庄),8个销售大区。资产总额80亿,年销售收入40亿元,包含中国食品(0506.HK)上市平台及酒类业务和酒鬼酒(000799.SZ)两家上市公司。目标是发展成为中国最具价值的美酒荟萃的强品牌国际化综合性酒类公司。

中粮酒业内审工作的范围涵盖了中国食品(0506.HK)上市平台及酒业务和酒鬼酒(000799.SZ)两家上市公司、14家工厂及各级营销组织,每年对营销系统实现全覆盖内部控制和绩效审计,对工厂采取2年轮审,各类专项审计和运营中董事会、管理层安排的专项审计作补充,年审计项目约为25项,实现审计的各项业务全覆盖。每年还承担集团安排的多个审计项目,可以随时为集团抽调一个项目的团队。2014年以来,审计监察团队累计为公司追回损失2,500余万元,已查实在检察机关扣押待判决收回的款项2,000多万元。

随着中国经济的快速发展,在电子商务等技术的推动下,公司抓住各种商机跨跃式发展,互联网业务呈现超高速增长。但同时,公司在运营管理中,团队、技术、管理等未能与发展同步,公司运营的风险逐渐显现,尤其在供应链存货物流环节呈现高成本、高库存、重资产的特点,管理难度加大,舞弊风险大增,越来越陷入“成本费用增长超过营收增长的陷阱”。面对供应链存货物流的顽疾,审计毅然站到了最前线。

二、审计助力降库存,提升运营效率

2014年以来,在国内宏观经济降温、行业经营困难的背景下,公司快消品主业,由于原错误的决策造成长库龄存货居高,存货积压严重,仓储利用低下的运营状况。审计部在收集了公司各方面信息后,主动向公司管理层提出“去库存”的管理提升方向,经总经理批准同意,对供应链存货物流进行全面审计。项目伊始,审计牵头组建了跨部门的存货解决团队,并制定了存货解决路线图和时间表。随后,定期召开存货解决会议,就解决各品类存货中存在的问题制定有针对性的解决方案。团队每天跟踪各大区及工厂的存货预警情况,通过现场会议、邮件、电话等形式与各大区物流和业务不断沟通解决存货库存问题;通过对存货现场进行全面而细致的实地盘点、日常运营的穿行测试及对大量数据的核对与分析,推动存货账实核对、物流高效运行;通过运营审计方法找到了超额存货产生的原因,提出存货消化、优化的建议。同时推动修订了相关管理制度,出台了《进一步规范仓储物流操作的通知》,补充了从库位使用、仓储管理、库存盘点、物流对账、盘点报告和检查等方面的制度规定;促进建立了有效的品类与总部、大区的跨部门解决机制,完善了第三方仓库对账索赔机制,推动了问题的整改与落实。

在管理层的重视和团队的共同努力下,供应链存货物流管理得到有效改善,公司库存商品数量较年初减少582万箱,金额减少9亿元,存货周转率等运营指标明显提升,资产负债率降低6%,仓储面积降低14.87万平方米,累计追回存货物流损失945万元,真正做到了将审计工作与公司提质增效、瘦身健体相结合,切实为公司的运营发展贡献了专业力量。

三、审计核查存货信息管理漏洞,追偿侵占损失

在全面实施SAP-ERP后,存货管理真正实现了信息系统化管理。但实际运行中,由于对老员工或基层经理的信息系统培训不够而导致不会使用,系统设置的权限防火墙被个别人突破,一人拥有存货物流的所有权限,导致存货被盗卖,出现重大舞弊事项。审计针对存货物流系统存在的风险,对重点风险区域进行重点审计,查遗补漏,完善制度,切实降低存货物流保管风险。

2014年初,审计在对重点区域进行专项审计时发现,公司原北方某城市的物流专员周某,一人同时负责客户的发货和信息系统过账业务。2012年至2013年间,周某模仿系统导出的出库单,伪造出库单,按正常出库单格式私自填写客户名称、提货单位、SAP系统外的交货单号。根据伪造的出库单填写客户自提委托函,交付库房发货并私下联系买货方给其打款提货。为了躲过公司的月末盘点,周某将私自发货的产品,从系统实物库调拨至虚拟库,或在系统内的库位间随意调拨,打乱系统数据,从而掩盖了其私自出库的行为。在审计加大对货物和物流单证盘查的情况下,周某主动交代了自己造假盗卖存货的问题。经查,周某将产品低价卖给其个人联系的某商贸有限公司,该商贸公司直接将货款以现金或转账的方式支付给周某。审计通过外部调查、现场核实等多种方法,核实周某盗取公司存货共计35笔。经过两个月的审计追赃,追回本息共计485万元。公司根据规定将周某开除并移交司法机关处理,后周某被司法机关以职务侵占罪判刑。在审计工作的推动下,公司开展了存货专项核查,完善了制度,明确了执行流程,加强了检查,降低了存货损失风险。

四、审计通过专业方法,解决信息系统大数据遗留的存货物流差异

现代电子商务迅猛发展,销售业务扁平化、订单剧增,供应链存货物流海量数据在业务链的不同模块和产业链上下游公司的系统中流动,异常错误数据得不到及时的解决,日积月累存货物流形成了巨额的账实差异。

2010年开始,公司北方大区供应链存货物流的实体库和虚拟库经过几次整合,库存差异一直未得到认真清理与核对,月度库存盘点形同虚设,风险失控,导致发生库存舞弊的事件。经公司领导指示,审计主动担纲,运用信息审计方法,从大数据中查找异常数据,核实业务。20145月审计和大区经过全面的清查盘点,发现存货账实差异8万箱,账实差异金额1,272万元。从6月开始,审计对大区库存差异查找原因并推动解决,其中:(1)不在用库位库存差异6万余箱。对存在异常的库存追溯至2010年开始核对,对于发货未补订单的情况持续要求业务部门推动客户补单,对于破损项目要求承运商进行赔偿,经过长达半年时间的清理和调账,最终将不在用库位全部清理完毕,累计业务补单金额共计313万元。(2ZS实体库库存差异2万箱。为避免公司损失,审计主动与ZS物流进行对账工作,按照双方协商一致的思路和方法重新核对。从20126月合作开始,对期间所发生的20万笔收发记录(双方合计40万笔)一一核对,以确认差异的责任归属。审计同事不畏艰辛,几个月的时间吃住全在物流条件艰苦的职工宿舍,对ZS提供的近万张差异佐证性单据一一复核,对ZS提供的确定性依据定期通过邮件形式,通知业务部门推动客户补单。经过与ZS物流多达4轮的反复沟通,最终ZS物流赔偿公司货品5千余箱,金额128万元。经过长达一年的不断推动业务部门与客户对账,完成原大区历史遗留库存的清理对账工作,共计为公司挽回损失1,488万元。

审计团队的工作得到了公司领导层、业务团队和客户的高度认可,真正实现了将公司“勇担当、善协作,言必信、行必果”的二次创业文化理念落地生根。

 

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