2013-10-11 02:15:34
集中采购是指组织在采购商品时，在统一的供应商管理与评估、采购价格管理、采购招投标管理的基础上对集团及集团内各专业公司的采购申请进行汇总、调整，形成集中采购计划、进行集中采购业务和集中结算业务，实质是将采购业务归到一个部门来管理，可以避免多头指挥、价格不一、重复采购等现象，强化公司的整体购买力、降低采购成本、提高采购质量和效率、规范物质及成本的管理。
一、信息化资产及服务集中采购的原因及优势
中国太平保险集团有限责任公司（以下简称“集团”）自2010年起对信息化资产及服务实行集中采购，主要原因是集团旗下各子公司每年信息化资产及服务的采购金额达数亿元，一些重要设备单价就高达上百万元、大部分设备和服务采购的专业性和技术性较强，要求采购人员必须具备一定的信息技术专业知识，而自2008年集团实行信息技术后援服务整合、成立共享服务中心以来，各子公司IT人员配备十分有限，为此，集团成立了集中采购办公室，专门负责集团境内机构的信息化资产及服务采购。
集团集中采购办公室自成立以来，集合了集团共享服务中心和各专业公司的技术力量，在规范集中采购行为、降低采购成本、防范采购风险、集中技术优势等方面做了大量工作，集中采购在节约资金、提高整体议价能力、提升集团整体知名度和影响力等方面的优势得以充分体现。
二、信息化资产及服务集中采购事中监督和事后专项稽核的必要性
在集中采购模式下，卖方市场转变为买方市场，可选择的生产厂家、中间代理商范围扩大，其中不乏商家为了中标采取不正当竞争的手段。在这种市场环境下如何规范采购人员的行为，做到既能规避采购风险，又能真正实现“公开、公正、公平”，是集团信息化资产及服务集中采购面临的重要问题。集团稽核中心于2010年开始强化全流程监督，对信息化资产及服务集中采购进行事中监督和事后专项稽核，充分发挥了内部稽核的服务职能，有效防范和规避了集中采购过程中的风险。
在事中监督方面，稽核中心派人员全程参与监督信息化资产及服务集中采购，参与所有采购项目开标环节的现场监督、供应商筛选、招、评标组成员抽选及商务谈判等，确保招评标流程“公开、公正、公平”，强化对集中采购招评标流程的过程监督。
在事后检查方面，为规范集中采购行为，确保采购计划编制、采购方式、招评标程序、合同管理、合同付款、集中采购结果执行等流程和环节合法、合规，每年对集中采购办公室和各子公司的信息化资产及服务集中采购进行事后的专项稽核。
三、 信息化资产及服务集中采购招评标流程管理事中监督要点
信息化资产及服务集中采购事中监督环节主要是招投标流程的组织和管理工作，主要稽核监督要点是：
(一)入围供应商确定
集团信息化资产及服务集中采购管理制度规定邀请招标和竞争性谈判等采购方式必须邀请3家或以上的供应商。事中监督需重点关注对邀标对象筛选和确定的理由是否充分，是否坚持“多品牌”的供应商选择原则；为保证充分竞争、避免垄断，必须保证一定比例已入供应商库但未合作过的供应商入围。在事中监督中，发现存在个别项目采购方式及供应商数量不符合规定等问题。
（二）招标、开标、评标环节
在招、评标流程管理环节的事中监督需重点关注招标组是否根据招标需考虑的各种因素共同讨论确定最低评标价法、综合评分法等评标办法；是否实行了招、评标分离的原则，即招标组和评标组由不同的人员组成；开标是否分两次开标，技术标书是否做回标分析；是否评标组技术评分后再开商务标等风险点。
（三） 竞争性谈判
谈判小组是否制定谈判文件；是否讨论确定合理的谈判供应商筛选标准；是否与单一供应商分别进行谈判；是否在规定时间内进行最后报价，谈判小组是否根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定中标供应商。
四、信息化资产及服务专项稽核关注的主要风险点
根据各机构在信息化资产及服务集中采购中的职能和所处的环节不同，专项稽核对象也分为集团集中采购办公室和子公司两个层面。具体体现在：
（一） 集中采购办公室层面
1. 集中采购管理制度建设
集团制定了《集团信息化资产及服务集中采购管理规定》，规范集中采购行为，使采购管理和执行的人员做到有章可循。集团集中采购办公室根据稽核中心每年专项稽核检查中发现的问题以及提出的对制度修订的合理化建议，来检视集中采购制度规定的合理性和可操作性，持续进行制度完善。如：针对部分采购项目未选择综合得分第一的供应商作为中标单位、未选择综合得分前两名的供应商进入后续商务谈判等现象，建议从制度上明确相关的审批流程等。
2.采购时效
集中采购虽然能产生规模效益，但由于涉及的环节和对象较多，效率容易受影响。为了提高效率，集中采购制度中对不同采购类型都规定了一个采购周期，明确了从需求确认、发标、评标、商务谈判直至确定中标单位每个环节的时间要求。专项稽核需认真分析采购项目周期超过了制度规定时效的原因，并提出管理建议。如：检查结果显示合同审核是易造成超时效的环节，因为不同法务人员对合同有不同的理解，需要供应商提供的资料不尽相同，双方沟通和资料补充耗时较长，在专项稽核人员的建议下，集中采购办公室统一聘请了法务审核人员进行合同审核，使效率明显提高。
3.供应商库建设
专项稽核需重点关注供应商库的建设，供货商选择的好坏，直接影响到集中采购的成本、质量和效率，供应商库应充实足够数量且有实力的供应商，竞争效应和采购效益才能更明显体现。同时，检查应关注是否对供应商进行履约评估和年度评估工作；是否定期对供应商进行考核评价、分级管理。
4.专家库建设
专家库的建设是整个评审专家管理体系的工作基础。建立一个既能满足评审需求又能保证评审质量的专家库，是集中采购一项重要的基础工作。专项稽核应关注是否对专家库中的专家进行监督管理、考核评价；是否引入外部专业人才与机制等。
（二） 各子公司层面
1. 预算编制
专项稽核应关注各家专业子公司的预算编制，集中采购办公室是汇总各子公司的需求作为向供应商议价的重要依据，如果各子公司业务政策调整，导致部分采购需求取消或推迟，可能造成采购实际需求量和金额与预算存在较大差异。各子公司应合理编制年度的采购计划和预算，切实提高预算执行率。
2. 集中采购结果运用
集中采购结果在品牌、质量等方面具有较高的性价比，如果各子公司不严格执行集中采购结果，就难以实现规模效益。专项稽核应关注各家子公司自行采购属于集中采购目录的设备等现象。
3. 后期验收
为确保设备和服务质量符合要求，各子公司应严格执行验收程序，专项检查应重点关注后期验收工作，如是否存在采购项目无验收文档；是否存在项目初验和终验时间为同一天等不符合合同验收程序规定的情况。
4. 集采质量评估及服务反馈
各家专业子公司作为采购需求方是否对供应商的服务质量进行监控、跟踪；是否及时收集整理对供应商服务时效和服务质量的反馈意见等，以便作为集中采购办公室对供应商进行评价和管理、提高和改进集中采购工作质量的重要依据。
信息化资产及服务集中采购的事中监督和事后稽核，通过对集中采购从前期预算编制、采购方式、招评标组织程序、采购时效、集采结果运用、后期验收、合同管理、专家库和供应商库建设、集采质量及服务反馈等环节的全流程监督，虽然加大了稽核人员事中监督的工作量，但通过事中监督和事后稽核两种方式相结合的模式可以减少集中采购过程中操作层面的各类问题，同时持续在制度层面完善具有操作性的内部控制流程，确保采购质量，降低采购成本，达到了防范集中采购风险的目的。(中国太平保险集团有限责任公司稽核中心专项稽核部 陈捷 周高凌)
