2010-04-12 23:15:13
| 笔者在对某单位的经济责任审计的实践中，引出了对被审计单位办公电脑中的电子数据如何监督取证、固定下来作为环境证据的思考。 在这次审计中，审计人员发现该单位将下属单位上缴收入以个人名义在金融机构设立借记卡进行核算，于2009年3月一次性将收支轧差核算，将余额转入单位银行账户。卡中现金存取较频繁，但没有进行财务核算，现金流动情况不明，财务人员反映卡中取出的现金主要是因为单位正常账户资金不足，用于垫付单位日常运转，单位资金到位后就归还到卡中。但记账凭证所附的卡中现金存取记录不全，审计组要求财务人员对卡中的存取、收支事项按日细致说明，于是财务人员写出了一份资金存取说明（下称“说明”），在审计组从财务人员的U盘中拷贝到审计人员的U盘中，偶然发现财务人员计算机资料中另有两份关于卡中资金收支存取情况的文档（下称“文档”），于是一便拷入审计人员U盘中。返回审计机关后，审计人员发现在财务人员提供的“说明”与另外的两份存取情况“文档”中，有两笔取款垫支的用途不同，其他取款用途在“说明”与“文档”中都一样，但该两笔取款用途在“说明”中是垫付柑桔运输费用，在“文档”中却是发放单位人员补贴，审计人员立即向分管领导汇报，并请单位计算机管理员与分管领导一起，到被审计单位，要求被审计单位分管财务领导与财务人员共同到场鉴证，由审计机关计算机管理员对被审计单位财务人员的电脑及U盘进行审查，找出存有“说明”及“文档”的U盘，立即取证，说明在被审计单位财务人员的U盘中，发现存在“说明”及“文档”的情况，在电脑中点击“说明”及“文档”的文档属性，查询后记录电子数据的“创建日期”等属性，并将“说明”及“文档”打印出来作为审计证据的附件，由现场所有人员签证确认。这份审计证据迫使被审计单位交待两笔取款的真实用途，对后来的审计定性和处理处罚发挥了决定性的作用。 对于审查被审计单位办公电脑及U 盘等附属设备的权限，原审计法实施条例及新审计实施条例都在第二条“审计”的定义中予以了明确表述，即审计“是指审计机关依法独立检查被审计单位的会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产，监督财政收支、财务收支真实、合法和效益的行为。”，这句话中的“其他与财政收支、财务收支有关的资料和资产”即包括了被审计单位的公用电脑及附属设备这种特殊的审计载体，审计人员可以依法对被审计单位有关人员使用的公用电脑及附属设备中文档、数据进行检查监督，取得审计证据，要求被审计单位对其中的数据作出说明。新审计法实施条例删除了原条例中第三十条中的“审计机关有权检查被审计单位运用电子计算机管理财政收支、财务收支的财务会计核算系统。被审计单位应当向审计机关提供运用电子计算机储存、处理的财政收支、财务收支电子数据以及有关资料。”，该规定实际将被审计单位电脑数据局限于财务会计核算系统，方式上仅规定被审计单位提供电子数据及资料，显得片面和被动。新条例删除该规定后，仅运用第二条规定，将公用电脑及附属设备纳入依法独立检查的范围，从而扩大了审计监督的对象。 经过上述实践及对法理的分析，笔者认为，公用电脑及公用U盘是被审计单位的办公设备，自然也是被审计对象，属于属性非常特殊的被审计对象，是因为其中的数据是电子数据，不是一般具体的可视书面数据，只能通过特殊设备才能识别和读取，而且容易丧失和修改，因此对存在于其中的数据必须立即取得环境证据。此种情形下，审计人员要请计算机专业人员及分管领导、被审计单位有关领导及财务人员到场，由计算机专业人员进行搜索，确认有关文件的属性，打印出有关文件内容，由被审计单位领导进行签证确认。一般地说，被审计单位存储于办公电脑等设备中的为日常内部管理而编制的文档是真实可信的，是单位经济活动的真实反映，而在审计监督环境下被要求提供的数据是经过修饰后的，审计人员必须谨慎地判断其真实性。应当在电脑及U盘中进行必须的搜索，查找出相关的文件材料，而这些文件材料即可能是单位经济行为的真实记录，可以立即取得环境证据，将有关原始文档打印后作为书面证据。（作者：湖北省秭归县审计局 杜永庆 郑光明） |
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