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将AO财务数据转换word工作底稿的技巧

2011-04-07 23:05:46

在利用AO现场审计系统开展财政财务收支审计时，导出的数据是Excel格式的，而审计工作底稿要求是Word格式的，我们通常需要将数据转换成万元位后，再手工输入工作底稿中，当涉及的科目较多的时候，这个过程非常繁琐，一张工作底稿可能需要好几个小时才能输入完毕，而且特别容易出错。笔者以制作某局资产负债情况工作底稿为例，讨论如何巧妙地将从AO中导出的财务数据转换成审计工作底稿中的文档。
　　第一步：利用AO中的“导出Excel”功能将财务数据导出。
　　查询科目余额表，选择科目级别为2级，科目编码为“1；2；3”，查询到该局资产、负债、权益类科目的发生额及余额情况，将其导入Excel电子表格。
　　

　　第二步：利用Excel的计算功能对数据进行试算平衡并整理表格。
　　将表格中不需要的科目编码、期初余额等栏目删除掉，只留下科目名称和期末余额，并在二级科目的首个科目名称前加上“其中：”。
　　

　　第三步：在EXCEL中将数据转换成万元位后，利用Word的“选择性粘贴”功能，转换成审计工作底稿。
　　在科目名称栏后加入两栏，用公式“期末余额/10000”计算出万元金额，并将其小数位数设置为两位，同时在第二栏加上“万元”两个字符。
　　

　　选定前两三栏的内容复制，打开Word工作底稿，使用“选择性粘贴”，选择“无格式文本”参数，将电子表格中的内容复制到工作底稿中，这时候是每一个科目一行，并且数据中间有一些多余的空格，需要使用“替换”功能对其进行整理。
　　选定文档内容后，使用“替换”—“特殊字符”功能，分别查找段落标记和制表符并将其替换为空。
　　

　　这时候，一段整理好的工作底稿出现了，只需要对其中的标点符号做简单的修改就可以直接作为工作底稿使用。
　　

　　这个方法操作简单，只需要几分钟的时间就可以将账套中的财务数据制作成万元位的Word文档，同时，由于在电子表格阶段就对数据进行了试算，能够保证Word文档中的数据完全无误。

（作者：任怡江苏省苏州市吴中区审计局，来源：审计署网站）

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